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Assistant(e) du Directeur général (H/F)

Assistant(e)
Secrétaire de direction
CDI
Bac+3 (ou équivalent)
Sénior (> 5 ans d'expériences)
Plein Temps 30 KEuro - 45 KEuro MAISONS-ALFORT (94)
Postuler
Ref. : eialy5

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Poste
Compétence
Langue
Contrat
Distance

Descriptif du poste

L'Agence assure des missions de veille, d'expertise, de recherche et de référence sur un large champ couvrant la santé humaine, la santé et le bien-être animal, et la santé végétale.
Elle offre une lecture transversale des questions sanitaires et appréhende ainsi, de manière globale, les expositions auxquelles l'Homme peut être soumis à travers ses modes de vie et de consommation ou les caractéristiques de son environnement, y compris professionnel.

Basée sur le principe de la séparation entre l'évaluation et la gestion des risques, elle informe les autorités compétentes, répond à leurs demandes d'expertise.
L'Agence exerce ses missions en étroite relation avec ses homologues européens.

Mission proposée :
L’agent recruté assurera le secrétariat particulier du Directeur général et du chef de cabinet.

A ce titre, en coordination avec le chef de cabinet, l’assistant(e) sera chargé(e) de :
- tenir son agenda : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, constituer les dossiers (au moins 24h à l’avance) et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés,
- gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,
- préparer des courriers, des messages et des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes,
- organiser et assurer le classement des dossiers et fichiers de la Direction générale,
- assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte de l’agenda du Directeur général,
- porter à la connaissance du Directeur général et du chef de cabinet les urgences, dossiers et appels sensibles entrants,
- mettre en œuvre l’ensemble des actions nécessaires au bon déroulement des réunions (comité de direction, séminaires, visites de personnalités…) en apportant, si besoin, un soutien aux directions et services en charge de leur préparation,
- assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts.

Un mode d’organisation fondé sur une collaboration étroite avec le chef de cabinet, des points réguliers et un échange d’information quotidien (par écrit si besoin) sur les actions en cours et les questions auxquelles répondre, sera privilégié.

Grande disponibilité, discrétion, capacités relationnelles et sens de la représentation, capacité à adapter son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de la Direction générale. Le poste n’est pas soumis au pointage des horaires de travail.

Profil recherché :
Diplômes requis : BAC+3 dans le domaine de la gestion administrative, assistanat de manager
Expériences similaires :
- Profil confirmé impérativement, + de 7 ans d’expérience professionnelle.
- Une expérience dans le secteur public à un niveau de Direction générale serait très appréciée.

Compétences :
- Maîtrise indispensable de l’organisation et de la gestion d’agendas complexes,
- Capacité d’analyse permettant de hiérarchiser les demandes,
- Sens de l’anticipation, esprit d’initiative et réelle autonomie,
- Sens de l’organisation, rigueur et discrétion,
- Capacités relationnelles et rédactionnelles avérées,
- Maîtrise des outils de bureautique (niveau expert demandé),
- Un niveau d’anglais correct est requis.

Compétence(s) recherchée(s)

Accueil
Autonomie
Communication
Comptabilité
Dynamique
Excel
Informatique
Internet
Office
Outlook
Pack office
Polyvalent
Powerpoint
Rigoureux
Word
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