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Assistant de direction H/F

Assistant(e) de direction
CDI
Bac+2 (ou équivalent)
Sénior (> 5 ans d'expériences)
Plein Temps 15 KEuro - 30 KEuro MONTPELLIER (34)
Postuler
Ref. : joes2m

Affinités de votre profil avec cette annonce

Poste
Compétence
Langue
Contrat
Distance

Descriptif du poste

Par sa mission de recherche agronomique au service du développement des pays du Sud, le se trouve au cœur des enjeux planétaires.

Son objectif prioritaire est de bâtir une agriculture durable des régions tropicales et méditerranéennes, adaptée aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'êtres humains en 2050, tout en préservant l'environnement.

N’hésitez pas à consulter nos offres d’emploi et à déposer votre candidature ! Le recrute des femmes et des hommes de talents.

Mission proposée :
Vous êtes motivé.e par un poste d'assistant.e de direction dans un grand centre de recherche pour le développement au Sud ? rejoignez-nous !

La société recrute un.e assistant.e pour l'Unité Propre de Recherche (UPR) « Fonctionnement écologique et gestion durable des agrosystèmes bananiers et ananas » (GECO).

Vous serez l'interlocuteur.trice du personnel de l'unité, des partenaires (institutions, clients, fournisseurs), ainsi que des services d'appui internes à l'établissement.

Placé.e sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'unité, vous aurez en charge les activités suivantes :

Assistanat administratif
- Vous organiserez, gèrerez, et analyserez les dossiers administratifs (actions incitatives, parcours d'accueil, préparation des dossiers d'évaluation, etc ..)
- Vous assurerez un état d'avancement des dossiers auprès des directions et autres services de l'établissement en veillant au respect des échéances
- Vous gérerez la messagerie dévolue à la Direction : analyse de l'information, diffusion ciblée, réponse, classement
- Vous gérerez les contacts internes et externes de la Direction : gestion de l'agenda, filtrage des interlocuteurs
- Vous organiserez et préparerez les déplacements : achat des billets, demandes de visa, location de voitures, etc
- Vous collecterez des informations, les consoliderez et les mettrez en forme pour leur exploitation
- Vous créerez et suivrez des tableaux de bord de pilotage
- Vous rédigerez des comptes rendus de réunions, rapports et documents divers
- Vous planifierez, suivrez, organiserez les actions RH (entretien annuel, entretien professionnel/mobilité/ embauche, etc.)

Budget/Finances
- Vous participerez, en lien avec les services financiers de l'établissement, à l'élaboration du budget (fonctionnement, investissement), prendrez part aux réunions budgétaires et assurerez un rôle de veille budgétaire
- Vous gèrerez un budget : vous tiendrez et mettrez à jour un tableau de bord, restituerez des états de dépenses
- Vous préparerez et suivrez les facturations, gèrerez les achats et contrôlerez les factures
- Vous appuierez, en lien avec les services concernés de l'établissement, le collectif au montage et au suivi des budgets

Communication et évènementiel
- Vous assurerez l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)
- Vous contribuerez à l'amélioration de la communication interne ou externe (outils de communication, site Web, lettre interne…)
- Vous organiserez la réunion annuelle de l'unité ainsi que d'autres manifestations évènementielles

Profil recherché :
Bac+2 (BTS/DUT) à Bac+3 (Licence professionnelle) en secrétariat / assistanat de direction, avec une expérience professionnelle de 5 ans minimum dans un poste similaire.

Au-delà de la formation, la personne recrutée devra posséder les aptitudes suivantes :

Savoir-être :
- Savoir travailler en équipe/en réseau
- Être organisé.e et rigoureux.se dans la réalisation de ses activités
- S'adapter aux évolutions (organisationnelles, technologiques) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.)
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l'écoute, faire preuve de neutralité bienveillante)
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
- Savoir déceler des situations sensibles
- Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise

Savoirs :
- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un EPIC
- Maîtriser les techniques et outils administratifs dans son domaine d'activité
- Connaître les bases de la réglementation générale et des procédures internes des domaines traités (gestion financière, ressources humaines, …)
- Posséder des notions en anglais afin de pouvoir rédiger des courriers et mails

Savoir-faire :
- Gérer les différents partenariats de la Direction
- Créer des outils pour faciliter l'activité du responsable ou de la Direction
- Réaliser des comptes - rendus de réunion
- coordonner les informations
- Proposer des améliorations de procédures internes
- Préparer et suivre les dossiers de sa direction
- S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)
- Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit

Compétence(s) recherchée(s)

Administration d'entreprise
Anglais
Assistanat
Autonomie
Communication
Comptabilité
Excel
Informatique
Internet
Office
Organisation
Organisé
Outlook
Powerpoint
Word

Langues

Anglais - Niveau : Compréhension
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